GDPR kompatibilitás és az adataid védelme

Elkészült az Lexiljob Recruiting S.R.L  Adatvédelmi Szabályzata az Európai Unió új adatkezelési rendeletének megfelelően. Ez a dokumentum érthetően foglalja össze, mi történik az adataiddal regisztráció után, vagy amikor elküldöd a Cv-det e-mailben, valamint azt is, amikor már a közvetítés során újabb adatokat és dokumentumokat kérünk be tőled. Szintén tartalmazza a dokumentum azt, hogy milyen jellegű dokumentumot mennyi ideig őrzünk meg a rendszerünkben.
A saját szabályzatunknak való megfelelés érdekében megsemmisítettük az összes elektronikus és írásos dokumentációt régi ügyfeleinkről. Így jelenleg azokkal kapcsolatban akikkel több évvel ezelőtt kerültünk kapcsolatba, jelenleg nem tudunk semmit.

Kiknek szól, kikre vonatkozik ez az Adatvédelmi Tájékoztató

Az Álláskeresőkre. Az Álláskereső olyan természetes személy, aki az Álláskeresők részére nyújtott Szolgáltatások igénybevételével megfelelő állást keres Lexiljob munkaközvetítői tevékenysége által.

Miért kezelünk és tárolunk személyes adatokat

Cégünk tevékenysége a munkaerő közvetítés.

Összekötjük az Álláskeresőket ügyfeleinkkel, akik külföldi Munkaadók vagy Munkaerő közvetítők (továbbiakban Munkáltatók) annak érdekében, hogy az Álláskereső egy megfelelő Munkáltató alkalmazásában külföldön munkába állhasson. Első sorban szükségünk van a személyes elérhetőségi adatokra, hogy az Álláskeresőt a munka részleteiről telefonon, illetve személyesen tájékoztatni tudjuk. Amennyiben a tájékoztatás sikeres, és az Álláskereső kifejezetten igényli közvetítési szolgáltatásunkat, akkor szükségünk lesz a Munkáltató és az állam által igényelt valamennyi személyes adatra és dokumentumra is, hogy az Álláskereső felvételének ügyében döntést hozhasson. A folyamat során szükséges dokumentumokra és személyes adatokra példa, de nem kizárólag: önéletrajz, referencia, erkölcsi bizonyítvány, keresztlevél,végzettséget igazoló oklevél.

Regisztráció

Az Álláskereső tetszőleges bejelentkezési e-mail megadásával jelentkezik egy konkrét állásra. A Lexiljob Önéletrajz-adatbázisában elmentett Önéletrajzok, illetve az Álláskeresők által a Weboldalon megjelentetett Állásajánlatokra küldött Jelentkezések olyan adatokat tartalmaznak, amelyek személyes adatoknak minősülnek.

A Weboldalon történő Önéletrajz-létrehozás, vagy az Állásajánlatra való Jelentkezés előtt az Álláskereső kijelenti, hogy minden általa megadott adat megfelel a valóságnak.

Milyen adatotokat tárolunk a regisztráció során

A Lexiljob által működtetett nyilvántartásban (továbbiakban: Adatbázis) az Állásajánlatokra érkező álláskeresői Jelentkezések találhatók. Ezen felül pontosan két adat kerül még rögzítésre az egyes Álláskeresőkről: 1. A Jelentkezés időpontja 2. Az állás nyilvántartási száma, amire az Álláskereső jelentkezett. IP címet, az űrlap kitöltésének helyére vonatkozó, illetve semmilyen egyéb információt nem kezelünk és nem tárolunk az Álláskeresőkről.

Hozzáférés

Az Álláskereső (Ügyfél) már feltöltött adataihoz közvetlenül nem tud hozzáférni, még megtekintés szintjén sem. Ez által biztosítható, hogy illetéktelen személy sem tud eljutni az álláskereső személyes adataihoz. Amennyiben Álláskereső személyes adataiban lényegi változás áll be, egy újabb regisztrációt követően a régebbi regisztrációs adatokat töröljük.

Adatkezelés terjedelme

A Lexiljob az Álláskeresők részére nyújtott Szolgáltatások terjedelmében nyilvántartja az Álláskeresők által feltöltött Önéletrajzokat, és egyúttal archiválja az Álláskeresők által a Weboldalon megjelentetett Állásajánlatokra küldött Jelentkezéseket. Az állásközvetítői tevékenység során Lexiljob a vele szerződésben álló munkaadóknak és munkaközvetítőknek (továbbiakban: Munkáltatók) nyújtott szolgáltatások terjedelmében hozzáférhetővé teszi/átadja az Önéletrajzokat, és igény esetén a kitöltött Jelentkezéseket, hogy ezek a munkáltatók ezeket a jelentkezéseket és adatokat feldolgozhassák.

Aki személyesen kezeli az adatokat

Az önéletrajzokat és Jelentkezéseket kizárólag az Lexiljob alkalmazottai kezelhetik, illetve dolgozhatják fel, amíg azok nem kerülnek továbbításra egy Ügyfélhez (Munkáltatóhoz). Lexiljob kötelezettséget vállal arra, hogy ő és az általa feljogosított személyek, akik a munkájuk végzése során érintkezésbe kerülnek a Megrendelő és/vagy az Álláskeresők személyes adataival, a Személyes adatok védelméről szóló törvény értelmében titoktartásra kötelezettek, az adatokat saját célra nem használják fel, azokat az érintett személy hozzájárulása nélkül nem teszik hozzáférhetővé/nem kerülnek átadásra harmadik személyek számára. Ezen követelmények betartására a jogosult személy(ek) belső képzésen vesznek részt.

A regisztráció technikai megvalósítása és biztosítékai

Az adatok nem kerülnek felhő szolgáltatásba.

Az Álláskeresők feltöltött rekordjainak letöltését egy erre adatkezelési szempontból is felkészített alkalmazott végzi a Lexiljob Recruiting-nél.

Adatfeldolgozás

Lexiljob Ügyfele, azaz a Munkáltató az Álláskereső kifejezett hozzájárulása nélkül nem dolgozhatja fel az Álláskereső adatait. Lexiljob az Önéletrajz-adatbázisban elmentett Önéletrajzok és a Jelentkezések adatait kizárólag az Álláskereső számára megfelelő álláslehetőség megtalálása céljából dolgozza fel.

Az Álláskereső a Weboldalon megjelentetett Állásajánlatra való jelentkezés előtt igazolható módon hozzájárulását adja ahhoz, hogy a Jelentkezésben szereplő adatokat a Lexiljob konkrét Ügyfele. A hozzájárulás 3 éves határozott időtartamra szól.

Személyes adatok nyilvántartásáról szóló informálódás, illetve személyes adatok törlése

Az Álláskereső bármikor kérheti annak az igazolását, hogy személyes adatai feldolgozásra kerültek-e vagy sem, illetve azokat a Lexiljob vagy annak ügyfele milyen mértékben tartja nyilván. Az Álláskereső kérheti a Lexiljobtól vagy annak ügyfelétől a róla nyilvántartott adatok megsemmisítését négy év után.

Személyesen átadott Önéletrajz és egyéb személyes dokumentumok

Ezen személyes adatokat tartalmazó, papír alapú dokumentumok kezelésére is a fenti adatfeldolgozási szabályok érvényesek. Személyes adatainak kezeléséhez és feldolgozásához írásos engedélyt kérünk a személyes találkozó elején. A dokumentumokat maximum 4 évig őrizzük meg, ezt követőn gondoskodunk a szakszerű megsemmisítésükről.

Jelentkezés közvetlenül e-mailben

Az álláskeresőknek lehetőségük van arra, hogy közvetlenül az adott állás ügyintézését végző Lexiljob alkalmazottnak küldjék el jelentkezésüket, illetve csatolmányként önéletrajzukat, mely rengeteg személyes adatot tartalmazhat. Ezen személyes adatok kezelésére is a fenti adatfeldolgozási szabályok érvényesülnek.

Ezen Jelentkezések közvetlensége miatt nem kerülnek be a Regisztráció folyamán létrejövő Adatbázisba.

Jelentkezés telefonon

Telefonon történő jelentkezés és időpont egyeztetés során a megbeszélt időponton kívül az Álláskereső nevét, telefonszámát, email címét rögzítjük. Ezeket az adatokat az Lexiljob semmilyen további módon fel nem használja.

Személyes adatok keresőmotorok általi megtalálása

Függetlenül az adattovábbítás és adatkezelés, illetve adat tárolás módjától, semmilyen, a Lexiljob számára eljuttatott személyes adat nem elérhető a keresőmotorok által.

Kivételt képez ez alól a más sikeresen elhelyezett ügyfelek által küldött visszajelzések. Ezeket viszont kifejezetten a közzététel szempontjából kérjük el, és csak az Ügyfél kifejezett írásbeli hozzájárulása esetén tesszük közzé, továbbá rákérdezünk arra is, hogy a közzététel névvel (beazonosítható), vagy név nélkül (beazonosíthatatlan módon) történjen.

Adathordozás

Lexiljob Recruiting tevékenysége során az Álláskeresők önéletrajzán gyakran módosítást végez (javítás, bővítés, átszerkesztés, fordítás). Álláskeresőnek joga van (kérés esetén) a saját módosított önéletrajzát megkapni.

Mi történik az adatokkal, miután az Lexiljob által nyújtott szolgáltatás (Állásközvetítés) az Ügyfél számára befejeződött

Ezt követően az adatokat tovább tároljuk (lásd következő pont) a törvény által kiszabott számviteli és statisztikai feladatok elvégzéséhez ,ezen felül azonban az adatokat semmilyen egyéb módon fel nem használjuk, harmadik fél rendelkezésére nem bocsájtjuk.

Adatok tárolásának vége

Az Álláskeresők adatainak egy részét három év után töröljük (lásd fent), egyes dokumentumokat azonban akár 5 évig is megőrzünk. Ennek oka, hogy egyes hivatalos szervek felé törvény által adatszolgáltatásra vagyunk kötelezve ,illetve rendvédelmi hivatalok, nyomozó hatóságok is kérhetnek ki eseti jelleggel adatokat. Az öt évnél régebbi adatokat a központi szerverünkről töröljük, illetve végleges törlésre kerülnek az öt évnél régebbi e-mailek is. A törlés kiterjed az archív mappákra is. Szintén 5 éves határidővel kerülnek fizikai megsemmisítésre az Álláskeresőkkel kötött, sikeres elhelyezésükkor született Együttműködési Megállapodások is.

Biztonsági intézkedések a központi számítógépen az adatok megóvásának érdekében

  • A központi számítógéphez nincsenek perifériák csatlakoztatva
  • Windows operációs rendszer
  • VPN kapcsolatok letiltása
  • Fizetett ESET NOD Anti vírus használata
  • Biztonságos, szervereken használt merevlemez technológia
  • A személyes adatok biztonsága érdekében az e-maileken kívül további, személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat a HR Tanácsadók saját számítógépén tárolják bizonyos ideig.

S.C Lexiljob Recruiting S.R.L Munkaközvetítő és Tanácsadó iroda

Az Európai Unió GDPR rendeletének megfelelően

Share Button